Полная инструкция Озон Ozon
АКТ
Утром (желательно до 12.00) выгружаем акт на сегодняшнюю отгрузку и отправляем его в типографию в ту же ветку, где мы отправляли накануне наклейки. Как выгрузить: В ЛК идем во вкладку «ожидают отгрузки» - нажимаем кнопку АКТ И НАКЛАДНАЯ – распечатать.
Иногда на открывшейся странице акта появляется вот такая неведомая фигня:
Что это – я не знаю, предполагаю, что это покупатель переносит дату доставки. Я такие заказы прошу типографию отложить до времени и не отгружать сегодня, так как в акте их все равно не окажется. В м-сити теперь все очень послушные и сдают заказы строго по акту.
Нужно проверить, чтобы число заказов в акте совпадало с числом наклеек, отправленных со вчера. Если в акте меньше – значит, что-то отменилось. Надо найти что и сообщить в типографию.
Если кнопка распечатки акта неактивна, то это значит, что мы собрали не все заказы из вкладки «Спорные». Проверяем, что там за заказы.
А) если это заказ, которые ранее мы откладывали, то снова добавляем его к отгрузке.
Б) если это заказ, который мы накануне отгрузили, то скорее всего, его озон просто не успел обработать. Ну или просто потерял. В таком случае просто пишем письмо в типографию (в той ветке, где была предполагаемая отгрузка). Нам нужно спросить, точно ли был сдан курьеру данный заказ. Если сдан, просим выслать фото акта, подтверждающее отгрузку.
Потом открываем спор вот тут:
Тут пишем, что заказ отгружен и прикрепляем фото акта.
Важно! Без фото нам спор не открыть, без открытого спора у нас не разблокируется кнопка печати акта, а без акта курьер не примет посылку.
СБОР ЗАКАЗОВ
После 15.00 идем собирать заказы за прошедшие сутки. Идем в ЛК – все заказы – фильтр по дате – указать промежуток – ставим даты со вчера по сегодня – нажимаем кнопку справа «ЭКСПОРТ CSV».
В скачавшейся табличке при этом будет другое время сбора – с 10.00 вчера до 10.00 сегодня.
Первую строчку в табличке не удаляем, она нужна для админки.
Отсекаем в этой таблице лишние частичные заказы со вчера (т.е. оплатившиеся до 10.00/15.00 вчера) и сегодня (оплатившиеся после 10.00/15.00 сегодня). Заказы со статусом cancelled удаляем, т.к это значит, что они отменены. Правим сломанные ISBN с помощью дефисов.
Проверяем, что в эту табличку попали заказы с отгрузкой на один день. (Если заказ был создан и оплатился на границе 15.00, до у него будет другой день отгрузки, его надо удалить).
Получившийся список копируем в реестр, сохраняем (в текущем формате без изменений) и загружаем во вторую админку: инструменты – (без галочки). Нажимаем кнопку «отправить».
ССЫЛКА НА РЕЕСТР: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1W-G8PBn16_RMiiHwnG6wuYJBsrq96nE_nHW2EhofNjs/edit?pli=1#gid=2060191296
Далее нажимаем: отметить галочкой все заказы – скачать в виде xls – снять галочки со всех заказов – выбрать не печатавшиеся – выгрузить на диск – закрыть – отправлены в типографию. Скачавшуюся табличку переименовываем и добавляем в папку Озон с макетами.
Не забываем переместить папку orders (общую). Проверяем макеты. Делаем сверку остатков, заменяем эксель-файл с заказом на скачанный, где отмечены остатки (инструкция ниже), и отправляем ссылку в типографию. В письме пишем, на какое число отгрузка (через 4 дня, если считать с завтра, или 5, если считать с сегодня).
СВЕРКА ОСТАТКОВ
- Табличка со списком остатков (уже имеющихся в наличии книг) вот тут: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xd-udb0q0JQZMM0p_onwAGAvpm6cJMWGUF4YjNQxngE/edit#gid=0
Эту табличку пополняет типография, а уменьшаем кол-во экз – мы.
Во второй вкладке «сводная» построен самообновляющийся пивот по isbn. Он-то нам нужен в повседневной работе. (Если вы не отключаете комп на ночь, то прежде эту вкладу надо обновить ручками).
2. Чтобы провести сверку остатков, открываем файл эксельки с заказом в гуглотаблицах и делаем его редактируемым, вот так
После этого создаем второй лист, как его называть несущественно. На него копируем текущую версию пивота из остатков прямо целиком.
- Далее возвращаемся на первый лист и добавляем там колонку с названием “Есть на складе”. Далее идем в меню аддоны (установки) - power tools, выбираем инструмент merge & combine/merge sheets.
4. Проводим сверку по ISBN.
Шаг. 1. Как главный лист выбираем первый,
Шаг 2. как lookup sheet - тот, где пивот.
Шаг 3. Как колонку для сверки указываем колонку ISBN в обоих случаях.
Шаг 3. Как колонку для подстановки выбираем колонку COUNTA. В actions - update values in, как целевую колонку выбираем колонку “есть на складе” (или «комментарий», если забыли ранее создать доп. столбец).
Шаг 5. На следующем экране не ставим никаких галок. Нажимаем Finish. (на этом шаге оставляем синий цвет заливки совпадений, т.к. типография уже знает этот условный сигнал – «все, что залито в ТЗ синим, не печатать»).
5. В итоге мы имеем в колонке “Есть на складе” (или в «Комментариях») на первом листе цифры, сколько по каждой строке есть книг на складе м-сити. М-сити это видит и радостно берет книги из наличия, а не печатает.
6. Осталось только поправить остатки в исходной таблице остатков - мы же оттуда заберем, значит, там должно стать меньше. Идем туда в общую таблицу остатков и уменьшаем кол-во книг на столько единиц, сколько забрали.
Важно 1. Если книг заказано больше, чем в наличии – то строку заливаем розовым. Из таблички остатков строку удаляем, в письме типографии особо отмечаем, что «такой-то книги заказано больше, чем есть. Надо допечатать Х-штук».
Важно 2. Если у найденного совпадения стоит статус «замена макета», то это значит, что в типографии теперь лежит устаревший вариант книги. В табличке остатков заливаем красным и пишем «устарело», а табличке с заказом ни в коем случае строку не заливаем.
7. Скачиваем нашу красивую покрашенную табличку в формате эксель, заменяем ее в папке с макета на драйве, и отправляем письмо в типографию .
НАКЛЕЙКИ
После 15.00 идем делать наклейки.
Сначала нужно зайти в список «ожидают сборки» и сверить список с днем отгрузки в реестре заказа озона. Если некоторые заказы отменились – нужно будет сообщить номера и названия этих книг в типографию.
Все заказы в ЛК идут по порядку, время до отгрузки должно быть меньше 24 часов.
Иногда среди этих заказов может попасться вот такое:
Нужно пробить номер этого заказа в реестре – 99 %, что его там не будет. Эти заказы очень долго обрабатываются озоном, поэтому в день сбора заказов их еще не было, и в типографию мы их не сдали. Сейчас же фактически отгружать нам нечего, поэтому я такое отменяю со словами: «Заказ был долго на оплате. На момент сбора заказов, его не было в общем списке, поэтому он не был передан в типографию и сейчас фактически не напечатан». Новые формулировки не возбраняются 😊
Важно отменить их именно в статусе «ожидают сборки», иначе они попадут в список отгрузки, а потом в спорные – и удалить их оттуда будет невозможно крайне сложно.
А ТЕПЕРЬ НЕМНОГО МАГИИ
Теперь идем в третью админку: разное – ОЗОН кабинет (эксп.)
Кнопка 1: формирует список заказов, по которым надо сделать наклейки. Важно! Сюда попадают только те заказы, у которых до сборки меньше 24 часов. Если делать это до 15.00, то магии не случится.
Кнопка 2: автоматически переносит собранные заказы из статуса «ожидают сборки» в статус «ожидают отгрузки».
Кнопка 3: начинает формировать архив с наклейками. Он скачается автоматически, но не быстро, надо подождать.
В скачавшейся папке будут наклейки за 2 дня, нужно вытащить из нее только сегодняшние наклейки. Как это сделать быстро. В папке из архива делаем сортировку по времени (по желанию), все копируем, открываем папку со вчерашними наклейками и тоже сортируем по дате изменения, вставляем туда скопированные наклейки из архива, все, что совпало, пропускаем – и вуаля, перед нами появляется нужный список только сегодняших наклеек. Копируем его и переносим в новую папку.
Для проверки можно скопировать название любой наклейки и пробить ее реестре. Должен быть заказ на нужную нам отгрузку.
Важно проверить, все ли файлы с наклеками скачались корректно. Если размер ооч. маленький – значит файл битый. Эту наклейку надо скачать вручную через лк озона (через фильтр все заказы – по номеру заказа). Заменяем этот файл на правильный в папке с накейками.
Архивируем папку и отправляем в типографию. Отмененные заказы надо отметить в реестре (залить строку красным) и не забыть сказать про них типографии.
!!! Для пятничных наклеек магия кнопок 1 и 2 не сработает, так как из-за выходных время отгрузки будет более 2 с лишним дня. Надо идти в статус «ожидает сборки» и рученьками нажимать кнопку «собрать заказ». А вот после сбора можно прийти в третью админку и сразу нажать магическую кнопку 3 – наклейки скачаются.
Удачи! Да пусть ничего не сломается.
Аминь!